Congres organiseren

Bij het organiseren van een congres komt veel kijken. Het is een groot evenement, waarin de nodige voorbereiding zit. Waarschijnlijk komen er allerlei vragen bij u op als u besluit een congres te organiseren. Waar moet ik beginnen? Hoe pak ik het aan? Waar moet allemaal aan gedacht worden? Geen zorgen, bij De Ruwenberg Hotel | Meetings | Events hebben wij veel ervaring met het organiseren van een congres. Wij delen graag onze tips om van uw congres een groot succes te maken. Als u vragen of begeleiding nodig heeft kunt u altijd contact met ons opnemen.

Chechklist congres organiseren, waar moet u allemaal aan denken?

Hoe een congres organiseren in zijn werk gaat, is niet even kort uit te leggen. Iedereen geeft er zijn eigen invulling aan. Wel kunnen wij u op weg helpen. Deze checklist is de basis voor een goed georganiseerd congres.

1.     Een goede voorbereiding is het halve werk

Een congres is niet in een handomdraai geregeld. Het is daarom belangrijk dat u op tijd begint (zo’n 6 tot 12 maanden van tevoren). U heeft waarschijnlijk al ideeën over de invulling van het event. Start eerst met het bepalen van het doel en de doelgroep. Wat wilt u bereiken en hoe inspireert u de doelgroep?

• Bepaal doelstelling(en)
• Hou rekening met de doelgroep
• Kies een thema/onderwerp
• Maak een inschatting van het aantal bezoekers

2.     Heeft u voldoende expertise in huis?

Een congres organiseren is een vak apart. Zonder vakkennis wordt het erg lastig. Ga na of uw organisatie deze deskundigheid in huis heeft en of uw mensen tijd hebben voor de organisatie. Het inhuren van een externe partij kost geld, maar kan ook veel geld en tijd opleveren. Maak dus een weloverwogen beslissing door tijd, expertise, budget en energie tegen elkaar af te wegen.

• Intern organiseren of uitbesteden?
• Budget vaststellen

3.     Het kiezen van de perfecte locatie

De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling, sfeer en verloop van uw congres. U kunt dus gerust stellen dat de locatie het evenement kan maken of kraken. Een unieke locatie zorgt voor een inspirerend effect bij de doelgroep. Daarnaast kunt u zich onderscheiden van de concurrent. Ga na wat het congres moet uitstralen en zorg dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Bedenk hoe het programma eruit ziet, hoeveel zalen (en bij een meerdaags congres ook hotelkamers) er nodig zijn. Een goede locatie biedt natuurlijk ruimte, maar het is ook van belang dat de medewerkers actief meedenken en zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is. Benieuwd naar de mogelijkheden van De Ruwenberg? Neem een kijkje in onze brochure. 

• Passende locatie bij programma en doelgroep
• Goede bereikbaarheid locatie
• Actief meedenken

4.     Een strakke planning

Het liefst is uw congres natuurlijk drukbezocht. Let daarom bij het kiezen van een datum/data op (school)vakanties en (sport)evenementen. Zo voorkomt u dat uw gasten liever naar die ene belangrijke voetbalwedstrijd kijken dan op uw congres aanwezig zijn. Stel je genodigden bijtijds op de hoogte, zodat ze de datum alvast kunnen vrijhouden.

• Stel een datum/data vast (hou doelgroep in gedachten)
• Breng mensen op de hoogte met een save de date
• Verstuur de uitnodiging
• Stuur een reminder
• Vergeet niet een bedankt mail te sturen na het event

5.     Zorg voor een inspirerend programma

Een goed doordacht programma maakt uw congres tot een succes. Boeiende en inspirerende sprekers zijn van belang om bezoekers naar uw congres te krijgen. Daarnaast is het altijd een goed plan om voor variatie te gaan. Niet alleen in type sprekers, maar wissel lezingen ook af met workshops en break-out sessies. Stem de invulling van het programma goed af met de congreslocatie. Bij De Ruwenberg bieden wij een verscheidenheid aan mogelijkheden betreft catering, technische ondersteuning en andere tips voor een geslaagd congres. Heeft u bijvoorbeeld wel eens nagedacht over foodtrucks? Ze worden steeds meer ingezet tijdens een congres. Niet voor niets, want zo biedt u de bezoeker een kans om mee te kijken in verschillende keukens. Een laatste tip: sluit het congres af met een topspreker. Zo heeft u meer kans dat bezoekers tot het einde blijven.

• Nodig sprekers uit
• Zorg voor een ervaren dagvoorzitter
• Organiseer workshops en break-out sessies
• Zorg dat er voldoende pauze/rust momenten zijn

6.     Op de dag zelf

De grote dag is aangebroken. U wilt natuurlijk dat alles vlekkeloos verloopt. Het is daarom van groot belang dat alles van te voren duidelijk is afgesproken. Bij De Ruwenberg lopen we altijd uitvoerig het programma met u door. Daarnaast zorgen we dat op de dag van aankomst alles tot in de details wordt gecheckt, zodat indien nodig nog aanpassingen kunnen worden doorgevoerd. Zorg ook dat er een duidelijke taakverdeling is, iedereen vooraf goed gebrieft is en kies één persoon als aanspreekpunt voor alle leveranciers. Een draaiboek kan werken als een houvast.

• Maak een duidelijke taakverdeling
• Zorg voor een draaiboek
• Begin de dag met een goede briefing
• Vergeet niet gastvrouwen/-heren te regelen

7.     Evaluatie

Last but nog least, de evaluatie van het evenement. Denk hier van de tevoren al over na. Bedenk bijvoorbeeld hoe u feedback en verbeterpunten gaat verzamelen. Ga daarnaast voor uzelf na wat er goed en minder goed ging. Dit kunt u vervolgens meenemen als leerpunten voor het volgende congres.

• Verzamel ervaringen van deelnemers en betrokken partijen
• Stel leerpunten vast voor een volgend congres
• Zijn de doelstellingen behaald?

Congres organiseren bij De Ruwenberg

Een congres organiseren of bijwonen in De Ruwenberg staat garant voor een inspirerende ervaring, dat blijkt uit onze beoordelingen. Komt u er niet helemaal uit met de organisatie van uw congres of bent u op zoek naar een congreslocatie? U kunt altijd vrijblijvend om informatie vragen; wij staan u graag te woord en denken met u mee over de invulling van uw bijeenkomst of evenement. Als goed betrouwbare congreslocatie ontzorgen wij u en wijzen wij u de weg naar een goed georganiseerd congres. Neemt u gerust contact met ons op voor de mogelijkheden of vraag direct een offerte aan. We wensen u alvast een bijzondere en inspirerende dag toe!