Wat is vergaderen?
Vergaderen… Vrijwel ieder bedrijf heeft ermee te maken. Maar wat is vergaderen precies? Hoe doe je het goed? Waar en in welke setting voer je een vergadering? Wij helpen je graag op weg.
Wat is vergaderen nu precies?
Heel kortgezegd is vergaderen het bijeenkomen (fysiek of online) om te overleggen. Je praat met elkaar, stelt vragen, je geeft je mening of voert discussies over bepaalde onderwerpen. Vaak gaat het over onderwerpen die belangrijk zijn voor het werk dat je uitvoert.
Een vergadering kun je op een informele of formele manier organiseren, afhankelijk van het type vergaderdeelnemer. En je moet aan bepaalde zaken denken, zoals een uitnodiging, een agenda, de vergaderlocatie, notulen en wat je uiteindelijk bereikt wilt hebben.
Wat is het doel van vergaderen?
Een vergadering kan verschillende doeleindes hebben, maar je voert een vergadering vaak om er gemeenschappelijk beter uit te komen. In de meeste gevallen praat je over hoe de huidige situatie is, wat jullie willen bereiken, hoe je dat gaat bereiken en wie welk takenpakket toegewezen krijgt.
Een vergadering kan de volgende doelen hebben:
- Informatief – Informatie delen met de vergaderleden
- Brainstormen – Ideeën verzamelen over nieuwe projecten of vraagstukken
- Inventarisering – Verzamelen van meningen en standpunten over bepaalde onderwerpen
- Discussie – Vraagstukken aankaarten en het uithoren van meningen om vervolgens naar een besluit toe te werken
- Besluiten – Het definitief maken van beslissingen
Wat is een goede vergaderlocatie voor mijn vergadering?
De vergaderlocatie hangt volledig af van het aantal en het type deelnemers, het uiteindelijke doel en de behoeftes. Een vergadering voor 4 collega’s kun je makkelijk op je eigen kantoor uitvoeren. Hier kun je ook nog makkelijk de koffie, thee en eventueel wat hartige hapjes voor verzorgen.
Maar voor een deelnemersaantal van meer dan 50 personen wordt het een ander verhaal. Sommige kantoren kunnen of willen dat niet faciliteiten. En dan moet je op zoek naar een externe locatie die daarin gespecialiseerd zijn. Je wordt als vergader host compleet ontzorgd door de vergaderlocatie. Bovendien kun je het vaak combineren met een lunch, diner, borrel, teambuilding activiteit of zelfs een overnachting.
Gepubliceerd op: 30 juni 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator
