Wat doet een voorzitter van een vergadering?
Bijna elke een beetje serieuze vergadering heeft wel voorzitter. Die persoon wordt vooraf aangewezen of de afdelingsmanager vervult de rol van de vergaderleider. De voorzitter is daarmee verantwoordelijk voor het behouden van de orde tijdens de bijeenkomst. Maar wat doet een voorzitter van een vergadering nou precies? Hieronder zijn enkele van zijn of haar belangrijkste taken tijdens een vergadering:
1. Het leiden van de vergadering
De voorzitter stelt de agenda voor en leidt de discussie tijdens de vergadering. Hij of zij zorgt ervoor dat de vergadering op tijd begint en eindigt, en dat de vergadering op schema blijft. Een vergadervoorzitter neemt echt het voortouw tijdens de bijeenkomst.
2. Het handhaven van de regels en de orde
De voorzitter is verantwoordelijk voor het handhaven van de regels en orde tijdens de vergadering. Hij of zij zorgt ervoor dat iedereen het woord krijgt, en sust de boel als er een verhitte discussie dreigt. Het is dus ook je rol om deelnemers het woord te geven die dat normaalgesproken uit zichzelf niet zo snel doen.
3. De vergadering voorbereiden
Voorafgaand aan de vergadering verstuurt de leider de uitnodiging aan alle vergaderleden met onder andere: de vorige notulen, het doel van de vergadering, de datum, het tijdstip, de duur en welke vergaderlocatie de voorzitter heeft geregeld.
Vraag aan iedereen of hij of zij hun punten willen voorbereiden. Geef ook aan dat men op tijd aanwezig is, bijvoorbeeld 5 minuten voor aanvang. Organiseer je een meerdaagse bijeenkomst, stuur dan een programma mee en ook wat iedereen kan verwachten.
4. Het faciliteren van besluitvorming
De voorzitter zorgt ervoor dat er per agendaitem voldoende tijd is voor discussie en dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar standpunt te verdedigen. De vergadervoorzitter geeft een definitieve conclusie en herhaalt de actiepunten die ervoor nodig zijn. Als er geen eenheid kan worden bereikt, dan houdt de vergaderleider op een gegeven moment een stemronde.
5. Het opstellen van de notulen
De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de vergadering, waarin de belangrijkste besluiten en discussies worden opgenomen. Bij grotere vergaderingen wordt dit vaak ook gedelegeerd aan een notulist. Lees ook onze tips: Hoe maak ik notulen van een vergadering?
6. Het verstrekken van leiding en advies
De voorzitter is een leider en een mentor voor de leden van de vergadering. Het hoofd van de vergadering verstrekt leiding en advies aan de leden om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel verloopt en dat de doelstellingen van de vergadering worden bereikt.
7. De vergadering samenvatten
Aan het einde van de vergadering, geeft de voorzitter een samenvatting van de besluiten die zijn genomen en de volgende stappen die genomen moeten worden. De voorzitter ziet erop toe dat de notulen kort na de vergadering bij de deelnemers aankomt.
Wat maakt je een goede voorzitter?
Zoals je hebt kunnen lezen, heeft een voorzitter een onmisbare rol in een meeting. Met goede voorzitter slaagt elke bijeenkomst. Je wilt dus dat je hier de juiste persoon op zet. Waar moet je naar kijken als je een goede voorzitter kiest? We nemen een aantal karaktereigenschappen door.
1. Goede communicatie
Ten eerste moet een goede voorzitter een uitstekende communicator zijn. Hij of zij moet duidelijk en beknopt kunnen spreken, luisteren naar de bijdragen van anderen en in staat zijn om complexe ideeën te begrijpen en samen te vatten.
2. Organisatorisch en gestructureerd
Daarnaast moet een goede voorzitter ook organisatorisch en gestructureerd zijn. Hij of zij moet de agenda van de vergadering opstellen en ervoor zorgen dat deze strikt wordt gevolgd, zodat er geen tijd wordt verspild en de belangrijkste kwesties worden besproken.
3. Een goede leidinggevende
Een goede voorzitter moet ook een goede leidinggevende zijn. Hij of zij moet in staat zijn om de deelnemers te inspireren en te motiveren, zodat zij zich betrokken voelen bij de vergadering en zich gemotiveerd voelen om de doelen van de groep te bereiken.
4. Compromiszoekend
Tot slot moet een goede voorzitter ook een compromiszoeker zijn. Soms kunnen er meningsverschillen en conflicten ontstaan tijdens vergaderingen en het is aan de voorzitter om de verschillende standpunten samen te brengen en een oplossing te vinden die voor alle partijen aanvaardbaar is.
Kortom, een goede voorzitter moet in staat zijn om te communiceren, te organiseren, te leiden en te compromissen. Als een voorzitter deze vaardigheden beheerst, kan hij of zij ervoor zorgen dat de groep of organisatie waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, succesvol is en haar doelen bereikt.
Een voorzitter heeft dus een cruciale rol in het leiden van een vergadering en het behouden van de orde tijdens de bijeenkomst. Deze persoon moet zorgen voor een efficiënte besluitvorming, een goede communicatie tussen de leden voorafgaand, tijdens én na de vergadering. En hij of zij is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding. Bovendien is het erg belangrijk dat de juiste persoon de rol van voorzitter krijgt. Daarmee slaagt of mislukt de vergadering.
Ben je nog op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie? En wil je je laten adviseren over de talloze mogelijkheden? Neem dan contact op met een persoonlijke accountmanager.
Gepubliceerd op: 13 januari 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
