Wat betekent congres?
Congressen zijn erg populair in de evenementenbranche. Maar wat betekent het precies en wat houdt het in?
Wat betekent congres?
Een congres is een bijeenkomst van mensen rondom een bepaald bedrijf of thema waar informatie wordt gedeeld door deskundige hoofdsprekers en er vervolgens kan worden gediscussieerd door de luisteraars over deze onderwerpen. Het is een één- of meerdaags evenement met vaak internationale gasten. Het is vrijwel altijd een zakelijk evenement.
Wat is congres?
Een congres wordt vaak georganiseerd in de maanden september, oktober en november. Er komen honderden tot duizenden mensen op af van allerlei soorten landen. De sprekers zijn vaak experts uit verschillende landen. Samen met het feit dat er vaak enorm veel informatie gedeeld moet worden, duurt een congres vaak meerdere dagen.
Waarom een congres?
Op een congres komen niet zomaar mensen op af. Het zijn meestal mensen die een bepaalde deskundigheid, expertise of affiniteit hebben met het onderwerp van het congres. Het doel van de organisatie van deze kennisdeling is om deze luisteraars te overtuigen van bepaalde onderwerpen of denkwijzen, relaties op te bouwen, je bedrijf te beter profileren in deze wereld, hun product te verkopen of om zelf wijzer te worden op het werkgebied. Zowel de bezoekers, de sprekers als de organisatoren zullen slimmer worden over het onderwerp.
Hoe organiseer je een congres?
Je zou jezelf onderstaande vragen moeten stellen als je een congres gaat organiseren.
Waarom wil jij een congres organiseren?
Gedurende het gehele organisatieproces moet je jezelf afvragen waarom je een congres wilt en wat je ermee wilt bereiken. En waarom wil je dit bereiken?
Wie is je doelgroep?
Kies één doelgroep en vraag je af waarom je deze mensen nodig hebt om je doel te bereiken.
Hoe ga je je doelgroep bereiken?
Hier komt een stuk marketing bij kijken. Heb je de contactgegevens al van de doelgroep? Ga je betaalde online advertenties gebruiken? Zijn jouw huidige klanten of partners ook de doelgroep voor jouw congres? Zorg dat je dit tijdig (zeker een paar maanden) in gang zet. Tip: betrek je doelgroep bij het maken van het programma, zodat ze zich meer betrokken voelen.
Waar wil je dat het congres plaatsvind?
Jij wilt je focussen op het congresgedeelte en niet op zaken die je makkelijk uit handen kunt geven, zoals eten, drinken, techniek, sfeer, parkeergelegenheid en ruimte. Als je wilt dat juist dit congres in het geheugen gegrift blijft staan bij de genodigden, zou je moeten kiezen voor een unieke congreslocatie.
Wat is je plan voor de toekomst?
Wil je in contact blijven met je doelgroep? Laat dan een professionele aftermovie maken. Of vraag de bezoekers het congres te evalueren middels korte enquête.
Nadat je een antwoord hebt op deze vragen, probeer het congres dan eens te verfilmen in je gedachtes. Draait het precies zoals jij wilt?
Nu je precies weet wat een congres is, wat het betekent, wat je met een congres kunt bereiken en hoe je er een organiseert, neem dan eens een kijkje bij Congrescentrum De Ruwenberg en laat je inspireren!
Gepubliceerd op 10 augustus 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator