Vergaderen op locatie? Wij geven je 10 redenen
Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel voor zo’n beetje alle bedrijven. Het is essentieel voor het contact leggen met collega’s, partners of klanten. Vergaderingen kun je houden voor onder andere het zakendoen met partners of klanten, het brainstormen met collega’s, discussiëren over belangrijke thema’s op de werkvloer of het bespreken van actieplannen voor komende projecten. Echter hebben veel bedrijven de neiging om vergaderingen even snel tussendoor af te handelen of om die online te organiseren. Zeker gezien de virtuele meetings populairder zijn geworden in de afgelopen jaren. Toch zijn er verschillende redenen waarom je zou moeten overwegen om vergaderingen te organiseren op een fysieke vergaderlocatie.
1. Persoonlijke interactie
Wat ons betreft is dit misschien wel de belangrijkste reden. Fysiek bijeenkomen biedt namelijk de mogelijkheid om persoonlijke interactie te hebben. Door elkaar in persoon te ontmoeten, kunnen deelnemers beter communiceren, de lichaamstaal van anderen interpreteren en hun eigen stemgebruik en intonatie aanpassen. Dit kan leiden tot een beter begrip van de discussies en een meer productieve en effectieve vergadering.
Het probleem bij een online meeting is dat je elkaar nauwelijks recht in de ogen kan aankijken en non-verbale communicatie niet goed overkomt.
2. Niet genoeg ruimte op kantoor
Dit is een praktisch argument waarover je snel kunt concluderen of jouw over genoeg ruimte beschikt of niet. Korte meetings met een kleiner team kunnen vaak makkelijk intern gehouden worden. Is het team groter of verwacht je dat de meeting veel tijd kost is een vergaderlocatie met de nodige vergaderruimte wel zo comfortabel.
3. Focus vergroten
Een fysieke vergaderlocatie kan de focus van de deelnemers op de vergadering vergroten. Wanneer mensen op kantoor of thuis vergaderen, kan het moeilijk zijn om zich volledig te concentreren op de vergadering. Er zijn vaak veel afleidingen, zoals e-mails die binnenkomen, telefoontjes die moeten worden beantwoord of huishoudelijke taken die moeten worden afgerond. Of mensen overschatten hun eigen multitask kunnen. Door de vergadering op een andere locatie te houden, kan de aandacht van de deelnemers volledig op de vergadering gericht zijn.
Bovendien kan het voor de inspiratie van de deelnemers veel voordelen hebben als de meetinglocatie is gelegen op een rustige, groene of creatieve omgeving.
4. Stimuleer de onderlinge verhouding met teambuilding
Naast de vergaderfunctie biedt een externe locatie vaak de mogelijkheden om je vergadering te combineren met andere zaken, zoals teambuildingactiviteiten. Natuurlijk ga je daar niet de zakelijke onderwerpen bespreken. Een teambuildingactiviteit organiseren biedt veel voordelen, zoals dat de onderlinge verhoudingen van de deelnemers sterk worden verbeterd. Daarnaast komen de persoonlijke eigenschappen sterk naar voren. Neem bijvoorbeeld een workshop schapendrijven: hier moet iedereen goed communiceren en samenwerken en er komt duidelijk naar voren wie graag de leiding neemt. Deze resultaten en kennis wordt uiteindelijk meegenomen naar de werkvloer en zal bijdragen aan een productiever team. Naast de zakelijk voordelen is het ook gewoon super leuk om te doen en zorgt voor een stukje ontspanning.
Lees ook onze andere blog: Wat is Teambuilding?
5. Professionele uitstraling
Een externe vergaderlocatie geeft een professionele uitstraling aan de vergadering. Dit kan vooral belangrijk zijn bij het ontvangen van klanten of potentiële investeerders. Een professionele omgeving kan bijdragen aan het opbouwen van vertrouwen en kan bijdragen aan de reputatie van het bedrijf. Dit is vaak erg fijn als je zelf niet over een mooie en professionele bedrijfsruimte beschikt.
6. Compleet ontzorgd
Voor een fysieke op een gespecialiseerde vergaderlocatie hoef je op het gebied van faciliteiten werkelijk niks te regelen. De locatie weet precies wat er nodig is en stemt dit natuurlijk met een van de organisatoren af. Je spreekt af voor wat voor eten en drinken er gezorgd moet worden en hoe laat. En de locatie beschikt vaak ook over de beste en meest uitgebreide vergaderzaalfaciliteiten en technologie. Hierdoor hoef jij die dure beamer of microfoon niet aan te schaffen en die culinaire maaltijden en verfrissende drankjes niet te verzorgen.
7. Netwerken bevorderen
Een bijeenkomst op een locatie kan het netwerken bevorderen. Door deelnemers op een locatie samen te brengen, hebben ze de mogelijkheid om face-to-face te communiceren en elkaar beter te leren kennen. Dit kan leiden tot waardevolle zakelijke contacten en potentiële samenwerkingsverbanden.
8. Meerdere dagen
Werk je in een internationaal bedrijf en organiseer je een meerdaagse vergadering? Of wil je een andere setting en sfeer creëren door een locatie te kiezen in een andere plaats of provincie? Dan is het prettig als je voor een locatie kies waar je alles in één hebt: overnachten, ontbijten, vergaderen, lunchen, dineren en afsluiten met een gezellige borrel. Je kunt immers in je eigen slaapkamer het beste opladen voor de volgende dag.
Tip: Bekijk ook eens de meerdaagse vergaderarrangementen van de locatie.
9. Meer flexibiliteit
Ook kan een fysieke vergaderlocatie meer flexibiliteit bieden dan een online vergadering. In een fysieke vergadering kunnen deelnemers bijvoorbeeld documenten of producten ter plekke bekijken en bespreken. Dit kan handig zijn bij het nemen van belangrijke beslissingen en het oplossen van complexe problemen.
10. Rust
Rust is de factor die je wilt krijgen met verschillende hiervoor genoemde argumenten. Als organisator wil je namelijk dat het arrangeren van de meeting niet te veel tijd kost en ook dat de deelnemers voor, tijdens en na de meeting zo veel mogelijk rust ervaren om zich optimaal te focussen.
Kortom, er zijn verschillende redenen waarom je zou moeten overwegen om vergaderingen te houden op een fysieke vergaderlocatie. Persoonlijke interactie, meer focus, een professionele uitstraling, netwerkmogelijkheden, rust, sfeer op de werkvloer en meer flexibiliteit zijn allemaal voordelen die een vergadering op locatie kan bieden. Dus, de volgende keer dat je een vergadering plant, overweeg dan om het op een fysieke locatie te houden en zie de voordelen zelf in actie!
Wil je een vergaderlocatie boeken? Neem dan contact met ons op om alle mogelijkheden en voordelen te bespreken.
Gepubliceerd op: 22 februari 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
