Succesvol zakelijk evenement organiseren: 5 onmisbare tips
Leestijd: 4 minuten
Een geslaagd zakelijk evenement kan enorm veel opleveren voor uw organisatie, uw relatiemanagement, de werksfeer en klantenacquisitie. U wilt dat het evenement bij de bezoekers in het geheugen gegrift staat. Echter voorafgaand aan het evenement dient er dan organisatorisch veel te gebeuren. Daarom delen wij onze ervaringen met u, zodat ook uw evenement zal slagen.
Hoe een evenement organiseren?
Wat is het doel van uw evenement?
Stel ten eerste vast wat u uiteindelijk wilt bereiken met het evenement. En vooral waarom u dit wilt bereiken. Wilt u uw naamsbekendheid vergroten, nieuwe relaties aantrekken of een jubileum vieren?
Maak dit doel concreet, door bijvoorbeeld een SMART-doelstelling te formuleren. Maak uw doel dus specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Achteraf is dan makkelijk te zien of het doel behaald is. Nadat concreet vaststaat wat het doel is kunt u de doelgroep selecteren en de locatie bepalen.
Wie is de doelgroep?
Nu het doel vaststaat, gaat u bepalen wie u nodig heeft om dit doel te bereiken. Nodigt u al uw werknemers uit? Met of zonder partners? Wilt u potentiële klanten aantrekken? En hoeveel mensen wenst u minimaal én maximaal op uw zakelijke evenement te ontvangen? Ook dient u uzelf afvragen of u entreegelden vraagt of dat het kosteloos toegankelijk is. Als u dit voor ogen heeft, kunt u vervolgens de stijl, sfeer, de marketing en het budget van het evenement bepalen.
Wanneer, hoe laat en waar?
Om te bepalen waar u uw evenement gaat organiseren, in welke periode, op welke dag en hoe laat, stelt uzelf ook de volgende vragen:
- Welke sfeer wilt u creëren met de aankleding, licht en muziek?
- Naar wat voor soort stijl bent u op zoek in de locatie? Heeft u een voorkeur voor industrieel, authentiek of modern?
- Hoe ziet u de omgeving en bereikbaarheid voor u?
- Dient de eventlocatie aan de snelweg te liggen, in het stadscentrum of in een rustig groen gebied?
- Wilt u dat de bezoekers betaald of gratis kunnen parkeren?
- En biedt u zowel hapjes als drankjes aan of enkel drankjes?
- Kies ik een dag in het weekend of doordeweeks?
- Valt het evenement in een vakantieperiode in de zomer? Of maakt dat niet uit?
Als u deze antwoorden allemaal op een rijtje heeft, kunt u gaan zoeken naar evenementlocaties. Dit kan bijvoorbeeld op venuefinders, zoals MeetingSelect, Worldmeetings en Buitenbusiness. Als u een ideale locatie op het oog heeft, bedenkt u een datum en aanvangstijd. Zo kunt u heel concreet een aanvraag doen bij uw favoriete locatie.
Uw evenement onder de aandacht brengen
Hoe gaat u de doelgroep bereiken én overhalen om naar uw evenement te komen? Als uw doelgroep uw medewerkers zijn, is het natuurlijk om hen te bereiken en over te halen. Maar focust u op een doelgroep waar u geen contactgegevens van heeft, dan wordt het iets lastiger. Deze tips kunnen u helpen:
- Maak een facebookevenement aan en plaats één of een aantal posts.
- Als u mailadressen of contactgegevens heeft, stuur dan een aantrekkelijke e-mail of post. Het voordeel van e-mail is dat u mensen opnieuw kunt mailen die het nog niet hebben geopend.
- Plaats het evenement prominent op de homepage van uw website. En als u gastsprekers heeft, plaats dan een foto van bekende sprekers op uw website.
- Werk samen met partijen met een groot bereik.
- Word het een grootschalig evenement? Speel het dan via de media of pers.
- Ook al is het event gratis, zorg ervoor dat bezoekers zich aanmelden, zodat u met deze groep mensen in contact kan blijven en de spanning kunt opbouwen. En minstens zo belangrijk is dat mensen zich ook afmelden!
- Maak social media posts of verstuur een e-mail tijdens of na het evenement.
Evalueren en leren
Last but not least. Na afloop van het evenement is het belangrijk om het draaiboek te evalueren. Ongetwijfeld dat er zaken zijn die iets vloeiender hadden kunnen lopen. Dat neemt u dan mee tijdens het organiseren van uw volgende evenement.
Waarom evenementenlocatie De Ruwenberg geschikt is voor ieder soort evenement
De Ruwenberg is gelegen op een 14 hectare groot groen landgoed alle mogelijkheden voor tijdelijke tenten of podia. De evenementenlocatie beschikt over 40 multifunctionele zalen met de nieuwste technologieën. Daarnaast heeft het 196 comfortabele hotelkamers. Het hotel ligt op 5 minuten afstand van Den Bosch en ook op enkele minuten van de snelweg. Naast de goede bereikbaarheid is er gratis parkeergelegenheid voor alle bezoekers. Kom meer te weten over onze veelzijdige evenementenlocatie.
Gepubliceerd op: 19 januari 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator
