Hoe organiseer je een vergadering?
Missen jouw vergaderingen vaak structuur, duurt een meeting te lang of ga je voor het eerst vergaderen? Een goede vergadering organiseren vergt wat voorbereiding, maar je zal direct de effecten merken.
Hoe organiseer je een vergadering? En waarom is het belangrijk om te weten hoe je een vergadering organiseert? Een slecht voorbereide vergadering kost vaak te veel tijd. En dus geld. Zonder organisatie zit er geen structuur in de vergadering en de onderwerpen die besproken moeten worden. Hierdoor wordt het meer een kringgesprek dan dat er belangrijke punten aan het licht komen. Daardoor worden er actiepunten gemist, waardoor er uiteindelijk minder gebeurt.
De checklist om een vergadering te organiseren
Zorg dat je op tijd het nodige vergadermateriaal, de vergaderlocatie en drinken/hapjes geregeld hebt.
Vergadermateriaal
- Een laptop
- Een beamer en projectiescherm of groot tv-scherm
- Geschikte kabels, zoals HDMI
- Een afstandsbediening
- Een flipover, whiteboard of glassboard
- Stiften of whiteboard markers
- Notitieboekjes
- Schrijfwaren, zoals pennen, potloden en stiften
De vergaderlocatie
Kleinere en korte meetings kun je waarschijnlijk goed gewoon op je eigen kantoor organiseren. Daarentegen zijn er een aantal goede argumenten waarom je voor een externe vergaderlocatie zou kunnen kiezen. Zo kunnen gespecialiseerde vergaderlocaties je op veel vlakken ontzorgen in de organisatie van de vergadering. De catering en het vergadermateriaal kun je namelijk volledig uitbesteden. En deze locaties hebben vaak een veel geschiktere ruimte als je met een wat grotere groep komt die in verschillende vergaderopstellingen gezet kan worden. Daarnaast kun de vergadering vaak met meerdere activiteiten combineren op dezelfde locatie, zoals een borrel, diner, teambuildingactiviteit of overnachting. Bovendien is een vergadering vaak effectiever als je het plant op een bijzondere vergaderlocaties middenin de natuur of bij een historische stad. Bijvoorbeeld een vergaderlocatie in Den Bosch.
Eten en drinken
Meeting van maximaal 2 uur:
- Water: plat en eventueel bruis
- Koffie/ thee
Halve dag, hele dag of meerdaagse vergadering:
- Een lekkernij voor tijdens de pauze
- Lunch voor tijdens de langere vergaderdagen
- Borrel
- Diner
Hoe bereid je een vergadering voor?
Voorbereiding
Stap 1: Bepaal het doel om te vergaderen.
Stap 2: Bepaal wie er aanwezig dienen te zijn. Let hierbij op dat je geen mensen uitnodigt voor wie de meeting niet relevant is.
Stap 3: Stel een vergaderagenda op met duidelijk punten.
Stap 4: Kies de vergaderlocatie: intern of extern.
Stap 5: Plan de meeting en stuur een uitnodiging inclusief de vergaderagenda, datum, begin- en eindtijd.
Tijdens de vergadering
Als vergaderleider leid je de vergadering in, zorg je dat de focus behouden blijft op de agendapunten en zorg dat iedereen aan het woord komt. Voorkom dat het te langdradig wordt en stel direct duidelijke actiepunten op. Tip: lees ook onze andere blog: Hoe leid ik een vergadering?
Ook stel je een notulist aan die de belangrijkste punten en uitkomsten op papier zet.
Na afloop van de vergadering
Vraag als voorzitter de notulen van de notulist en controleer zelf de actiepunten. Verzend dit vervolgens zo kort mogelijk na de vergadering.
Na het opvolgen van deze vergadertips zal je merken dat de volgende meetings korter en veel effectiever gaan zijn.
Gepubliceerd op: 17 oktober 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator
