Hoe maak je een begroting voor een congres? Gebruik deze tips!
Een begroting voor een congres maken is een belangrijk onderdeel van de planning en organisatie van het evenement. Het helpt om te bepalen hoeveel geld er beschikbaar is en hoe het wordt besteed, zodat er geen onverwachte kosten optreden. In deze blog leggen wij uit hoe je een begroting maakt voor een congres.
Stap 1: Definieer je doelen en doelgroep
Voordat je begint met het maken van een begroting, is het belangrijk om de doelen en doelgroep voor het congres te definiëren. Dit helpt je om te bepalen welke kosten relevant zijn voor het evenement en welke niet. Zo kun je je afvragen of je hetzelfde budget beschikbaar wilt stellen voor het congres als het doel is om de naamsbekendheid van je bedrijf te vergroten als dat je leads of sales wilt genereren. Organiseer je het congres met andere (grote) bedrijven in dezelfde sector als jouw bedrijf of breng je professionals uit hetzelfde vakgebied samen om te netwerken. Het doel van het congres bepaalt vaak ook vanuit wie er geïnvesteerd wordt: Door het bedrijf (of meerdere bedrijven) of via een ticketverkoop?
Stap 2: Maak een lijst van kosten
Nadat je je doelen en doelgroep heeft gedefinieerd, kun je een lijst maken van alle kosten die je verwacht voor het congres. Dit kan onder andere zijn:
- Huur van de congreslocatie
- Vergoedingen voor sprekers
- Reiskosten voor deelnemers
- Kosten voor catering
- Kosten voor marketing en promotie
- Kosten voor audio-visuele apparatuur
- Etc.
Stap 3: Schat de kosten in
Nu je een lijst hebt van alle kosten die je verwacht, is het tijd om de kosten in te schatten. Dit kan door onderzoek te doen naar de gemiddelde kosten voor de verschillende items op je lijst. Bijvoorbeeld, je kunt onderzoek doen naar de gemiddelde kosten voor de huur van een congreslocatie in uw omgeving. Ook kun je gebruikmaken van offertes van leveranciers om een nauwkeuriger beeld te krijgen van de kosten.
Stap 4: Maak een begroting
Nu heb je een goed beeld van de verwachtte kosten. Dan kun je een begroting maken. Dit kan door een tabel te maken met de verschillende kostenposten en de geschatte kosten ervoor. Zorg er ook voor dat je een totaalbedrag hebt voor de begroting en dat je geld reserveert voor onvoorziene kosten. Geloof ons, die zijn er.
Stap 5: Bewaak én stel de begroting bij waar nodig
De begroting bewaken doe je door regelmatig een overzicht bij te houden van de uitgaven in vergelijking met de begrote kosten. Hierdoor kun je tijdig ingrijpen. En zoals net geschreven is het verstandig om onvoorziene kosten in te calculeren. Ondanks dat kan het altijd dat er een aantal kostenposten tegenzitten. Prioriteer dan de belangrijkste kosten, zodat je minder belangrijke zaken kunt uitstellen of schrappen. Als dit niet mogelijk is kun je voor bepaalde dure posten zoeken naar alternatieven.
Zoals je hebt kunnen lezen is het maken van een begroting voor een congres een essentieel onderdeel en belangrijk dat dit ook nauwkeurig gebeurt. De verantwoordelijke voor de begroting zal op tijd moeten beginnen en is gedurende het hele congres, en daarna zelfs, nauw betrokken. Houd er rekening mee dat niet alles vooraf te voorspellen is en dat bepaalde zaken anders lopen. Stel je daarom flexibel op, handel snel en betrek collega’s in dit proces om een gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren.
Ben je een congres aan het organiseren bij congrescentrum De Ruwenberg en loop je bij het opstellen van de begroting ergens op vast, aarzel niet om naar onze ervaringen en tips te vragen. Ook denken wij graag mee met alle mogelijkheden binnen jouw budget.
Gepubliceerd op: 5 januari 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
