Hoe maak ik notulen van een vergadering? Onze tips!
In meerdere blogs leggen wij al uit hoe belangrijk vergaderen voor organisaties en teams is en hoe dit kan bijdragen aan de efficiëntie en productiviteit in een bedrijf. Maar hoe verzekert een vergaderleider zich ervan dat de afgesproken actiepunten en onderwerpen ook daadwerkelijk opgepakt worden? Door na iedere meeting duidelijke notulen op te stellen en naar alle deelnemers te versturen weet iedereen precies wat zijn of haar taken zijn. De notulen bespreek je vervolgens op de eerstvolgende vergadering.
Tip 1: Wijs van te voren een notulist aan
Een vergaderleider moet zich focussen op het goed bespreken van de agendapunten en de aandacht van de vergaderleden. Wijs van te voren een persoon aan die gaat notuleren.
Tip 2: Wees voorbereid en kies een goede plek
Als notulist zorg je dat je voorbereid aan de meeting aanschuift. Zo gebruik je de vooraf verstuurde agendapunten die je vervolgens verder gaat invullen. Zorg dat je op tijd bent zodat je een goede zitplaats hebt waar je iedereen kunt zien en horen. En ook de eventuele presentatie goed kunt zien.
Tip 3: Schrijf beknopt
Er worden vaak veel woorden gebruikt tijdens een discussie. Je gaat niet alles letterlijk citeren, want je wilt geen roman schrijven. Gebruik juist steekwoorden om de kern van het verhaal te noteren. Gebruik wel genoeg woorden zodat het voor iedereen na een tijdje nog steeds duidelijk is. Wanneer de details belangrijk zijn voor het verhaal, noteer deze dan wel natuurlijk.
Tip 4: Notuleer de antwoorden per agendapunt
Zorg dat je duidelijk antwoorden noteert voor alle agendapunten die je hebt voorbereid. Worden er actiepunten verdeeld? Zet dan duidelijk de naam en deadline achter het actiepunt.
Tip 5: Controleer de aantekeningen direct na de vergadering
Je kunt het beste direct na de meeting met de notulen aan de slag. Als de vergadering nog vers in het geheugen zit, kun je het beste de aantekeningen doorlezen. Als er foutjes in staan, kun je je dit vaak herinneren of bij iemand anders navragen.
Ga je binnenkort vergaderen in Den Bosch? Vergaderlocatie De Ruwenberg is gespecialiseerd in het compleet verzorgen van meetings. De Ruwenberg ontzorgt je op alle fronten, van de techniek en ruimtes tot het eet- en drinkgedeelte en teambuildingactiviteiten. Een van de weinige dingen die je zelf nog moet regelen is een persoon die notuleert. Maar na deze tips moet iedereen dat kunnen!
Gepubliceerd op: 15 december 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
