Hoe maak ik een agenda voor een vergadering?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor een zakelijke vergadering. Want goed voorbereide agendapunten die vooraf al opgesteld en verstuurd worden dragen direct bij aan een vloeiend lopende vergadering. Met als resultaat dat de vergaderleden de meeting ook kunnen voorbereiden en uiteindelijk met een hogere focus en betrokkenheid deelnemen. Dit bevordert de efficiëntie van de vergadersessie en kan uiteindelijk veel tijd schelen. En dus geld. Maar hoe maakt u een vergaderagenda?
De agenda verstuurt u tegelijk met de uitnodiging naar de deelnemers. Vraagt u zich weleens af: "Hoe maak ik een agenda voor een vergadering?" Wij geven u een paar tips die u kunt gebruiken als u aan de slag gaat met de vergaderagenda (of gespreksagenda).
1. Doel
Allereerst moeten de deelnemers in één oogopslag in de agenda kunnen zien waar de geplande vergadering over gaat en op welke tijd en welke locatie deze plaatsvindt. Vervolgens moet duidelijk worden wat u met de vergadering wilt bereiken en hoe u dit gaat doen. Schrijf dit bijvoorbeeld in één zin bovenaan de agenda. Organiseert u een creatieve brainstormsessie, worden er besluiten genomen, is de sessie informatief of gaat u evalueren?
2. Vraag om input
Het kan u veel tijd besparen door te voorkomen dat de deelnemers tijdens de vergadering nieuwe punten aandragen. Zo kan iedereen zich ook optimaal voorbereiden. Afhankelijk van de het aantal aanwezigen, kunt u de input ook vragen voorafgaand aan het versturen van de uitnodiging met agenda
3. De agendapunten: doel, tijd en verantwoording
Door een duidelijk doel te stellen van de vergadering, kunt u het aantal agendapunten limiteren om de concentratie te waarborgen. Bovendien kunt u een maximale tijd aan een punt koppelen om te voorkomen dat het een urenlange vergadering wordt. Dit zorgt er ook nog voor, dat niet alleen de vergaderleider ( voorzitter), maar ook alle deelnemers verantwoordelijk worden voor de tijd. Daarnaast kunt u per agendapunt ook de naam van de collega erachter zetten, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat heeft voorbereid. Verder is het wellicht een goed idee om iemand verantwoordelijk te maken voor de tijdsoverschrijding.
4. Gebruik geen trefwoorden
Maak gebruik van vragen in plaats van losse trefwoorden. “Welke collega gaat de catering verzorgen?” of “Wat wordt het budget van de catering?” in plaats van “catering”.
Hoe ziet een agenda voor een vergadering eruit?
Een agenda voor een vergadering bestaat uit een aantal vaste en een aantal variabele punten. Wij lichten de verschillende punten hier toe.
1. Opening
De vergaderhost (voorzitter) opent de vergadering formeel. Vaak doet hij dat middels een welkomstwoord. Hier kan ook kort de aanwezigheid meegedeeld worden.
2. Vaststelling van de agenda
Na het welkomstwoord legt de vergadervoorzitter de agenda uit. Hij bespreekt welke punten er besproken worden en in welke volgorde.
3. Korte mededelingen
De voorzitter, zijn assistent of de notulist deelt tijdens dit moment binnengekomen berichten.
4. Notulen van vorige vergadering
In de notulen van de laatste meeting staan de besproken agenda- en actiepunten. Die worden een voor een doorgenomen en geëvalueerd. De actiepunten worden na de evaluatie afgevinkt of met een goede reden doorgeschoven naar de volgende vergadering.
5. Bespreekpunten
De genoemde punten die u gelijktijdig met de uitnodiging heeft verstuurd worden hier behandeld. Evenals de punten die u later nog heeft ontvangen van de deelnemers.
Omdat er altijd nog punten ontstaan gedurende de vergadering, kan dit agendapunt ( Wat Verder Ter Tafel Komt) hiervoor gebruikt worden.
6. Rondvraag
Met de klok mee krijgt iedere deelnemer van de vergaderleider de vraag of degene nog vragen en/of opmerkingen heeft. Tijdens dit punt krijgt iedereen de mogelijkheid om een vraag te stellen, terwijl iedereen luistert om te voorkomen dat er weer discussies ontstaan.
7. Sluiting
De vergaderleider sluit de vergadering formeel en komt indien bekend met een datum voor de eerstvolgende vergadering.
Voorbeeld vergaderagenda
Wilt u nu ook beginnen met het efficiënter maken van uw vergaderingen? Bekijk het onderstaande voorbeeld om een goede start te maken met het maken van een agenda voor een vergadering.
Deze opbouw kun je als voorbeeld nemen voor jouw vergaderagenda met jouw onderwerpen. Tip: het kan je tijd besparen om van te voren de deelnemers om input te vragen. Verstuur de agenda ook op tijd van te voren, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden op de onderwerpen. En ook al heb je nog zo’n goede vergaderagenda, er is altijd een voorzitter nodig die de vergadering leidt en de focus moet behouden. Lees ook: Blog: Hoe leid ik een vergadering?
Wat zijn variabele agendapunten?
Een vergaderagenda heeft meestal vaste en variabele agendapunten. Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten. De variabele agendapunten zijn ook de discussiepunten waar een besluit over moet worden genomen.
Team meeting organiseren
Wil je zelf een efficiënte team meeting organiseren? Vergaderlocatie De Ruwenberg is gespecialiseerd in het compleet verzorgen van meetings. De Ruwenberg ontzorgt je op alle fronten, van de techniek en ruimtes tot het eet- en drinkgedeelte en teambuildingactiviteiten. Het enige dat je zelf nog moet doen is het opstellen van de gespreksagenda, maar dat moet met deze tips zeker lukken!
Gepubliceerd op: 15 maart 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator
