1. Als u een kortingscode heeft, kunt u deze hier invullen

Hoe maak ik een agenda voor een vergadering?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor een zakelijke vergadering. Want goed voorbereide agendapunten die vooraf al opgesteld en verstuurd worden dragen direct bij aan een vloeiend lopende vergadering. Met als resultaat dat de vergaderleden de meeting ook kunnen voorbereiden en uiteindelijk met een hogere focus en betrokkenheid deelnemen. Dit bevordert de efficiëntie van de vergadersessie en kan uiteindelijk veel tijd schelen. En dus geld. Maar hoe maakt u een vergaderagenda?

De agenda verstuurt u tegelijk met de uitnodiging naar de deelnemers. Vraagt u zich weleens af: "Hoe maak ik een agenda voor een vergadering?" Wij geven u een paar tips die u kunt gebruiken als u aan de slag gaat met de vergaderagenda.

   1. Doel

Allereerst moeten de deelnemers in één oogopslag in de agenda kunnen zien waar de geplande vergadering over gaat en op welke tijd en welke locatie deze plaatsvindt. Vervolgens moet duidelijk worden wat u met de vergadering wilt bereiken en hoe u dit gaat doen. Schrijf dit bijvoorbeeld in één zin bovenaan de agenda. Organiseert u een creatieve brainstormsessie, worden er besluiten genomen, is de sessie informatief of gaat u evalueren?

   2. Vraag om input

Het kan u veel tijd besparen door te voorkomen dat de deelnemers tijdens de vergadering nieuwe punten aandragen. Zo kan iedereen zich ook optimaal voorbereiden. Afhankelijk van de het aantal aanwezigen, kunt u de input ook vragen voorafgaand aan het versturen van de uitnodiging met agenda

   3. De agendapunten: doel, tijd en verantwoording

Door een duidelijk doel te stellen van de vergadering, kunt u het aantal agendapunten limiteren om de concentratie te waarborgen. Bovendien kunt u een maximale tijd aan een punt koppelen om te voorkomen dat het een urenlange vergadering wordt. Dit zorgt er ook nog voor, dat niet alleen de vergaderleider ( voorzitter), maar ook alle deelnemers verantwoordelijk worden voor de tijd. Daarnaast kunt u per agendapunt ook de naam van de collega erachter zetten, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat heeft voorbereid. Verder is het wellicht een goed idee om iemand verantwoordelijk te maken voor de tijdsoverschrijding.

   4. Gebruik geen trefwoorden

Maak gebruik van vragen in plaats van losse trefwoorden. “Welke collega gaat de catering verzorgen?” of “Wat wordt het budget van de catering?” in plaats van “catering”.

Hoe ziet een agenda voor een vergadering eruit?

Een agenda voor een vergadering bestaat uit een aantal vaste en een aantal variabele punten. Wij lichten de verschillende punten hier toe.

1.       Opening

De vergaderhost (voorzitter) opent de vergadering formeel. Vaak doet hij dat middels een welkomstwoord. Hier kan ook kort de aanwezigheid meegedeeld worden.

2.       Vaststelling van de agenda

Na het welkomstwoord legt de vergadervoorzitter de agenda uit. Hij bespreekt welke punten er besproken worden en in welke volgorde.

3.       Korte mededelingen

De voorzitter, zijn assistent of de notulist deelt tijdens dit moment binnengekomen berichten.

4.       Notulen van vorige vergadering

In de notulen van de laatste meeting staan de besproken agenda- en actiepunten. Die worden een voor een doorgenomen en geëvalueerd. De actiepunten worden na de evaluatie afgevinkt of met een goede reden doorgeschoven naar de volgende vergadering.

5.       Bespreekpunten

De genoemde punten die u gelijktijdig met de uitnodiging heeft verstuurd worden hier behandeld. Evenals de punten die u later nog heeft ontvangen van de deelnemers.

Omdat er altijd nog punten ontstaan gedurende de vergadering, kan dit agendapunt ( Wat Verder Ter Tafel Komt) hiervoor gebruikt worden.

6.       Rondvraag

Met de klok mee krijgt iedere deelnemer van de vergaderleider de vraag of degene nog vragen en/of opmerkingen heeft. Tijdens dit punt krijgt iedereen de mogelijkheid om een vraag te stellen, terwijl iedereen luistert om te voorkomen dat er weer discussies ontstaan.

7.       Sluiting

De vergaderleider sluit de vergadering formeel en komt indien bekend met een datum voor de eerstvolgende vergadering.

Voorbeeld vergaderagenda

Wilt u nu ook beginnen met het efficiënter maken van uw vergaderingen? Bekijk het onderstaande voorbeeld om een goede start te maken met het maken van een agenda voor een vergadering.

Lees ook...

Gepubliceerd op: 15 maart 2022

Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator