Hoe leid ik een vergadering?

Vergaderingen die gestructureerd, soepel en volgens planning verlopen, dragen bij aan een hogere werkefficiëntie. Dit is natuurlijk niet nieuw, maar misschien wel hóé u een goede vergadering leidt. Dus denkt u weleens: "Hoe leid ik een vergadering?" Dit leggen we graag uit terwijl we een ‘goede vergadering’ te definiëren. Welke elementen dragen bij aan een goede vergadering leiden en hoe houd u hier als vergaderleider grip op? 

Hoe een goede vergadering leiden?

   1. Voorbereiding: punctuele uitnodiging en presentie

Spreekt u af om een vergadering te organiseren en gaat u deze vergadering leiden? Stuur dan direct een uitnodiging naar alle betrokkenen met deze informatie: onderwerp, datum, tijdstip en locatie. Vraag aan iedereen of hij of zij hun punten willen voorbereiden. Geef ook aan dat men op tijd aanwezig is, bijvoorbeeld 5 minuten voor aanvang. Organiseert u een meerdaagse bijeenkomst, stuur dan een programma mee en ook wat iedereen kan verwachten.

Zorg voor een prettige vergaderopstelling. Op een externe congreslocatie kunnen ze u over de verschillende opstellingen informeren en vragen wat voor ‘vergadermateriaal’ (notitieblokje, pen, drinken) wenselijk is. Of welke moderne technologie de locatie kan faciliteren.

Begin de vergadering op de afgesproken tijd. Komen er vergaderleden wat later, begin dan toch alvast. Anders komt u wellicht niet uit met de planning en het komt de efficiëntie ook niet ten goede als deelnemers moeten wachten. Zorg ook dat u de notulen of presentatie direct bij de hand hebt, om de deelnemers niet onnodig te moeten laten wachten.

Tip: Wist u dat het vergaderen op een bijzondere of (voor de deelnemers) nieuwe locatie, vanwege de omgeving en sfeer, positief bijdragen aan de productiviteit en effectiviteit van de vergadering?

Wie leidt een vergadering?

   2. Duidelijk onderwerp en communicatie

U als vergadervoorzitter opent de vergadering. U verwelkomt iedereen en bespreekt duidelijk wat de reden en het doel van deze bijeenkomst is. U neemt dus het voortouw. Gebruik hierbij ook non-verbale communicatie. Probeer dus veel te praten met handen, gezichtsuitdrukkingen, houding en uw handelingen.

   3. Voorkom rumoerigheid door vergaderprocedures

Bij grotere vergaderingen is het handig om een vergaderprocedure voor te stellen voorafgaande de vergadering. Bespreek bijvoorbeeld als eerste het onderwerp en de feiten, laat eenieder zijn eigen mening geven zonder discussie. Geef vervolgens de mogelijkheid om te reageren op elkaar. Vat alles samen en vraag naar oplossingen. Zodra er een oplossing is gevonden, sluit u het onderwerp af. Belangrijk is om de uit te voeren taak duidelijk toe te wijzen aan de juiste persoon.

Tip: Probeer communicatief zwakkere leden actief vragen te stellen en houd de "zeer aanwezige" leden onder controle.

   4. Behoud de optimale focus

Niets is zo vermoeiend als collega’s die er na een tijdje doorheen gaan fluisteren of hun aandacht op een andere manier verliezen. De gemiddelde luisterende persoon heeft ook maar een concentratiespanne van 15 tot 20 minuten (Johnstone & Percival). Het is dus goed om na iedere 15 à 20 minuten een adempauze te geven, om de aandacht niet te verliezen. Een adempauze kan bestaan uit een stukje interactie (non-verbaal, beweging of vragen stellen), filmpje of passende anekdote.

Komen er ondanks uw optimale ingeschatte focustijd toch andere onderwerpen, al dan niet werk gerelateerd, naar boven die niks te maken hebben met het huidige? Zet deze onderwerpen dan op ‘hold’ zodat u dat eventueel ná het huidige onderwerp of tijdens de WVTTK op terug kunt komen.

   5. Bied comfort

Als vergaderhost zorgt u ervoor dat iedereen zich welkom voelt en er een comfortabele sfeer is. Zo is de kans groter dat iedereen het gevoel krijgt om hun vrije mening te mogen geven. Dit kunt u beïnvloeden met de omgeving van de vergaderlocatie, zoals een sfeervolle of bijzondere vergaderlocatie. Of door het verzorgen van cake, hartige hapjes, lunch en lekkere koffie of thee. Om deze elementen altijd op orde te hebben, is voor veel organisaties de reden om de vergadering bij een externe vergaderlocatie te organiseren, zoals een conferentiehotel. Een vergadering is op zo’n meetinglocatie ideaal te combineren met culinair diner, overnachtingen en teambuilding.

Zo ziet u dat een goede vergadering door meerdere factoren beïnvloed worden, waar u als vergaderleider veel controle over kunt hebben. Zorg dus voor een goede voorbereiding, een comfortabele vergaderlocatie en geef de vergadersessie sturing. Met als resultaat een optimale productiviteit en efficiëntie.

Lees ook...

Gepubliceerd op: 1 maart 2022

Geschreven door: Robert Zentjens | Functie: Marketing Coördinator