Hoe lang kun je effectief vergaderen?

Vergaderen is een belangrijk onderdeel van het werk in veel bedrijven, maar het kan soms ook een echte tijdverspiller zijn als er meer wordt geëvalueerd over afgelopen weekend dan over de werk gerelateerde zaken. Veel mensen vragen zich af hoe lang je effectief kunt vergaderen voordat de aandacht begint te verslappen en het nut van de vergadering afneemt. In deze blog gaan we daarom dieper in op deze vraag.

Hoe lang zou je vergadering moeten duren om de meeste aandacht te behouden?

Vooropgesteld is het vanzelfsprekend dat je alle vormen van afleiding moet wegnemen, zoals telefoons en radio. Daarnaast vergroot je de kans op een langere aandacht als je in een afgesloten ruimte zit en over onderwerpen praat voor iedereen belangrijk of interessant zijn.

Verder wordt over het algemeen gezegd dat de gemiddelde aandachtsspanne van volwassenen ongeveer 45 minuten is. Dit betekent dat een vergadering langer dan 45 minuten kan leiden tot verminderde aandacht en vermoeidheid bij de deelnemers. Daarom is het belangrijk om de lengte van de vergadering te beperken tot maximaal 60-90 minuten. Als een vergadering langer duurt dan 90 minuten, dan is de kans groot dat de deelnemers minder betrokken en minder productief worden. Het is daarom aan te raden om voor langere vergaderingen een pauze in te lassen, zodat de deelnemers even kunnen ontspannen en zich kunnen concentreren op andere dingen. Net als deze alinea is het belangrijk om het niet te langdradig te maken, omdat de meeste mensen anders afhaken 😉
Hak de vergadering in stukjes of spreid het uit over meerdere dagen. Hiervoor is een vergaderarrangement zeer geschikt. Of combineer de meeting met een gezellige teambuilding activiteit.

Lees ook onze andere blog: Wat zijn de leukste en effectiefste teambuilding activiteiten?

Vergadering

Wat heeft nog meer invloed op de focus?

Naast de lengte van de vergadering is het ook belangrijk om rekening te houden met de inhoud van de vergadering. Een vergadering die niet gestructureerd is en waarbij de deelnemers niet weten wat er van hen wordt verwacht, kan snel leiden tot verveling en vermoeidheid. Zorg er daarom voor dat de vergadering goed is voorbereid en dat er een duidelijke agenda is. Dit is een belangrijke taak van de vergadervoorzitter.

Lees ook onze andere blog: Wat doet een voorzitter van een vergadering?

 

Een andere factor die van invloed kan zijn op de effectiviteit van vergaderingen is de omgeving waarin ze plaatsvinden. Een vergaderruimte die te warm, te koud, te luidruchtig of te donker is, kan leiden tot verminderde aandacht en productiviteit bij de deelnemers.

Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat vergaderingen niet altijd de beste manier zijn om dingen gedaan te krijgen. Soms kan het efficiënter zijn om beslissingen te nemen via e-mail of om individuele taken toe te wijzen binnen teams.

 

Gepubliceerd op: 28 februari 2023

Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator

 

Zie ook onze andere opties:
Wat is vergaderen? | Wat is brainstormen? | Unieke vergaderlocaties | Een vergadering voorbereiden? Zo doe je dat! | Vergaderzaal huren | Vergaderruimte Tilburg | Vergaderruimte Brabant | Hoe moet je brainstormen? | Unieke vergaderlocatie Brabant | Vergaderarrangementen Brabant | Vergaderruimte huren | Vergaderzaal Brabant | Vergaderarrangement | Inspirerende vergadering organiseren – 6 tips | Welke vergadertechnieken zijn er? | Meetings | Hoe maak ik notulen van een vergadering? Onze tips! | Wat doet een voorzitter van een vergadering? | Vergaderruimte Den Bosch | Buiten vergaderen | Vergaderruimtes | Hoe organiseer je een vergadering? | Hoe open je een vergadering – 8 creatieve voorbeelden | Hoe maak ik een agenda voor een vergadering? | Hoe zorg je voor meer inspiratie tijdens een vergadering? | Hoe leid ik een vergadering? | Vergaderlocatie met overnachting | Wat is een algemene vergadering? | Vergaderen in de natuur | Vergaderzaal Den Bosch