Hoe kies je een geschikte eventlocatie?
Leestijd: 5 minuten
De locatie bepaalt grotendeels de sfeer van een evenement en doet de slagingskans stijgen. De decoratie, techniek, grootte, sfeer, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en catering zijn een aantal belangrijke factoren in het kiezen van de juiste eventlocatie. Er zijn veel evenementenlocaties met allemaal hun eigen expertise. Waar de ene locatie geschikt is voor een zakelijk evenement voor een paar honderd personen die je alle zorgen kunnen ontnemen, is de ander weer geschikt voor een tienduizenden bezoekers. Maar hoe kies ik de locatie die het meest geschikt is voor mijn evenement?
Interne of externe evenementenlocatie?
Stel jezelf de vraag of je jouw evenement voor het aantal deelnemers kunt hosten in je eigen bedrijfsgebouw, zoals en kantine, restaurant, loods, parkeergarage of vergaderzaal. Let erop dat je dan werkelijk alles zelf moet regelen. Afhankelijk van het aantal gasten, kan dit een prima optie zijn. Externe evenementenlocaties kunnen je veel werk uit handen nemen en zijn meestal geschikter voor veel grotere aantallen mensen.
Decor en techniek
Organiseer je het evenement op een binnen- of buitenlocatie? En waar beschikt de eventlocatie al over? Wil je echt uitpakken? Kijk dan naar de mogelijkheden om het decor en technische aspecten uit te besteden aan een extern bedrijf. In ieder geval is het belangrijk dat het decor en sfeer aansluiten op het type evenement. Voor bijvoorbeeld een netwerkevent ben je op zoek naar een ander soort aankleding dan een kerstborrel.
Bereikbaarheid
Breng in kaart hoeveel gasten er op jouw evenement afkomen en waar zij vandaan komen. Afhankelijk van dit kun je gaan bepalen waar ongeveer de locatie zou moeten zijn. Belangrijk is ook of de locatie nabij een snelweg, een vliegveld of openbaar vervoerdiensten is. Hierna kun je ook kijken naar het aantal (elektrische) parkeerplaatsen.
Grootte
Nadat je bepaalt hebt hoeveel gasten er ongeveer komen, kun je nadenken over de ruimte. Word het één grote (buiten)ruimte of verschillende sub zalen? Kijk goed naar hoeveel mensen de eventlocatie kan onderbrengen. Vaak staat er al duidelijk aangegeven wat de maximum capaciteit is per opstelling. Niet onbelangrijk is ook de toegankelijkheid voor mindervaliden.
Faciliteiten: Catering, sanitaire voorzieningen, muziek en garderobe
Ga je de catering zelf regelen, huur je een externe event cateraar of laat je het eet- en drinkgedeelte over aan de eventlocatie? Als je een goede catering wenst en als je hier geen omkijken naar wilt hebben, is het verstandig om dit uit te besteden. Het is verder goed om te informeren bij de locatie of zij hetgeen kunnen regelen wat jij wilt. Als je groots wilt uitpakken met buitengewone eetvoorzieningen, zoals foodtrucks, dan kun je beter op zoek naar een externe cateraar.
Check of er (voldoende) sanitaire voorzieningen zijn. Normaliter ga je uit van 70-80 personen per aanwezige toilet.
Wat betreft de muziek, zorg je voor een afspeellijst, DJ of band? En is er in de koudere maanden voor alle bezoekers plaats om hun jassen en eventueel tassen veilig te stellen in een garderobe?
Vraag deze onderdelen na bij de evenementenlocatie en laat je inspireren door al hun eerdere ervaringen.
Hoe vind ik de beste eventlocatie?
Vraag in je nabije netwerk na of er een kennis goede (of slechte) ervaringen heeft bij een bepaalde locatie. Wellicht is er een dergelijk evenement eerder georganiseerd door je bedrijf. Begin je blanco? Start dan simpelweg bij een online zoekmachine, zoals Google. Of gebruik een venue finder, zoals Inspirerendelocaties.nl of Meetingselect.com. Het is zeker aan te raden om de eigen website van de eventlocatie te raadplegen. Hier vind je vaak de meest actuele en meest uitgebreide informatie.
Ben je op zoek naar een evenementenlocatie in Den Bosch? De Ruwenberg is gespecialiseerd in meerdaagse evenementen en de locatie is enorm flexibel op het gebied van techniek en opstellingen. Daarom is een evenement van ieder genre wel geschikt. Daarnaast is er alles in huis voor een hybride evenement.
Gepubliceerd op: 5 december 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
