Hoe groot moet een vergaderruimte zijn?
Het kiezen van de juiste grootte van een vergaderruimte is een belangrijke overweging bij het plannen van een vergadering. Een te kleine ruimte kan in verhouding met het aantal deelnemers is natuurlijk niet fijn en kan benauwend zijn. Dat kan de deelnemers dan weer afleiden van de inhoud van de vergadering. Aan de andere kant kan een té grote vergaderruimte leiden tot een onnodige verspilling van ruimte, middelen en geld. In dit artikel bespreken we enkele factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van de juiste grootte van een vergaderruimte.
Soort activiteit
Om te bepalen hoe groot een vergaderruimte moet zijn, is het belangrijk om te bepalen wat voor soort activiteiten er gaan plaatsvinden. Wat is het doel van de vergadering? Als de deelnemers bijvoorbeeld aan tafels werken of notities maken, moet er voldoende ruimte zijn om deze activiteiten uit te voeren. Aan de andere kant, als de vergadering vooral bestaat uit presentaties, kan een kleinere ruimte voldoende zijn. Wil je voornamelijk brainstormen, dan is buiten vergaderen zeker de overweging waard.
Vergaderopstelling
Voortbordurend op het stukje over de activiteit, hierna kun je bepalen welke vergaderopstelling het meest geschikt is voor jouw soort bijeenkomst. Geef je voornamelijk alleen een presentatie/lezing (theater), moeten alle deelnemers actief deelnemen met een laptop (carré), organiseer je een interactieve training/workshop (U-vorm) of plan je een inspirerende brainstormsessie (standaard vergaderopstelling).
Aantal deelnemers
Het aantal deelnemers van de vergadering een belangrijke factor bij het kiezen van de juiste grootte van een vergaderruimte. Heb je het over een theateropstelling, dan is een goede vuistregel is om te zorgen voor ongeveer 1,5 vierkante meter per deelnemer. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld een vergadering hebt met 20 personen, je een ruimte van ongeveer 30 vierkante meter nodig hebt. Wil je een standaard vergaderopstelling of U-vorm, dan kun je gerust ongeveer 4 vierkante meter aanhouden.
Comfort en sfeer
Ten slotte is het belangrijk om rekening te houden met de algehele sfeer van de vergadering. Een te grote ruimte kan kil en onpersoonlijk aanvoelen, terwijl een te kleine ruimte kan leiden tot claustrofobie en een gebrek aan comfort. Om het meeste uit de vergadering te halen is het belangrijk dat alle deelnemers zich comfortabel voelen. De grootte van de ruimte moet passen bij het doel en de sfeer van de vergadering.
Kortom, de grootte van de vergaderruimte moet worden bepaald door de soort activiteit, de opstelling, het aantal deelnemers en het comfort en sfeer die je wilt creëren. Ga je een vergaderzaal huren, dan is het belangrijk om voldoende ruimte te hebben voor deelnemers om comfortabel te zitten en te werken, maar niet zo groot dat het onnodige middelen verspilt. Door rekening te houden met deze factoren, kan je de juiste grootte van de vergaderruimte kiezen en een succesvolle vergadering organiseren. Bij De Ruwenberg denken wij graag met u mee en geven we een passend advies, zodat je krijgt wat precies past bij de bijeenkomst die je organiseert.
Gepubliceerd op: 25 februari 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
