Event plannen – Stappenplan
Leestijd: 6 minuten
Je gaat een evenement plannen, leuk! Maar waar moet je aan denken en waar begin je? Wij delen een paar onmisbare tips voor het plannen van jouw event.
Hoe plan je een event? – De stappen
Stap 1: Begin vroeg met plannen
Eventplanners plannen hun evenement gemiddeld een vijf maanden tot een jaar van te voren. Dat wilt zeggen dat als je te laat begint de populaire evenementenlocaties niet meer beschikbaar zijn. Begin dus op tijd met zoeken.
Stap 2: Stel een duidelijk doel voor het evenement
Wat wil je bereiken met het evenement en welk publiek is er daarvoor nodig? Maak ook duidelijk voor jezelf wanneer het evenement geslaagd is.
Stap 3: Bepaal het budget
Onderzoek hoeveel kostenposten er zijn en hoeveel je per onderdeel zou willen uitgeven. Organiseer je het evenement voor medewerkers en partners of is het een extern event waar je middels ticketverkoop uit de kosten wilt komen?
Stap 4: Kies een evenementenlocatie
Maak nu duidelijk hoeveel deelnemers je wilt uitnodigen, of je een grote zaal nodig hebt, meerdere kleine ruimtes of een buitenlocatie met een evenemententerrein. Als je de doelgroep in kaart hebt ga je bepalen waar de ligging van de eventlocatie moet zijn en hoe bereikbaar deze is (snelwegen, vliegvelden, openbaar vervoer). Heb je werkelijk nog geen idee welke locaties er zijn? Begin je zoektocht dan via Google of een online venue finder. De meeste eventlocaties hebben een duidelijke eigen website. Kijk of de evenementenlocatie voldoet aan jouw eisen, vraag een offerte uit en bezoek de locatie persoonlijk.
Stap 5: Kies (sub)onderwerpen en sprekers die hier waardevolle informatie over kunnen delen.
Welke (relevante) onderwerpen kun je gebruiken om het doel van het event te behalen? Zodra dit helder is, ga je sprekers selecteren en benaderen. Stel jezelf de vraag of deze sprekers de boodschap kunnen overbrengen op het publiek.
Stap 6: Bepaal een passend thema
Met een thema bepaal je de sfeer op een evenement. Laat het thema terugkomen in de communicatie vooraf en decoratie op het event.
Stap 7: Marketing
Nu je een datum hebt, sprekers en een locatie, kan de promotie beginnen. Bepaal hoe je je doelgroep gaat bereiken. Via mailing, social media of offline uitnodigingen? Enthousiasmeer de gasten met de uitnodigingen en bouw de spanning op. En wees duidelijk hoe gasten zich kunnen aanmelden.
Stap 8: Communicatie met de locatie
Communicatie is key. Niet alleen met de gasten, maar ook met de locatie van jouw evenement. Wat heb je van hen nodig? Denk aan de techniek, catering en opstelling van de ruimte(s). Zorg dat dit ruimschoots perfect is geregeld.
Stap 9: Planning op de dag van het evenement
Voorkom dat het een ongestructureerde dag wordt. Maak een strakke planning met sprekers en gebeurtenissen. Dit hoef je niet per se van te voren met de gasten te communiceren, maar wel aan het begin van de dag.
Waar moet je aan denken bij een evenement organiseren?
Er zijn een aantal vragen die je jezelf kritisch moet stellen om een gefaald event te voorkomen.
Doel
Het doel dat ik voor ogen heb, is dat relevant? Is er genoeg over dit onderwerp te vertellen? En is al deze informatie van meerwaarde voor de doelgroep?
Marketing
Je wilt de juiste doelgroep bereiken. Begin hier op tijd mee!
Hoe ga ik mijn doelgroep bereiken? Bijvoorbeeld via e-mail? Hoe verzamel ik de contactgegevens en mag ik deze mensen zomaar benaderen? Of promoot je het event via (online) advertenties of partners?
Budget
Inventariseer alle kostenposten en stel een voorlopig budget. Naarmate er meer kosten in kaart kunnen worden gebracht kun je een definitief budget vaststellen. Zorg ook dat je een gedeelte van het budget overhoudt voor onvoorziene kosten.
Welke limieten houd ik aan? En heb ik iemand nodig om het budget te bewaken? Wil ik dat er gratis entree voor de genodigden is of wil ik dat iedere gast entreegelden betaalt?
Evenementenlocatie
Nadat je een evenementenlocatie hebt gevonden die voldoet aan jouw eisen en wensen is het verstandig om persoonlijk een bezoek te brengen aan deze locatie. De locatie is deskundig op dit vakgebied, dus stel hier al je vragen en laat je inspireren over de verschillende mogelijkheden.
Ben je op zoek naar een evenementenlocatie in Brabant? De Ruwenberg is gespecialiseerd in meerdaagse evenementen en de locatie is enorm flexibel op het gebied van techniek en opstellingen. Daarom is een evenement van ieder genre wel geschikt. Daarnaast is er alles in huis voor een hybride evenement.
Gepubliceerd op: 1 december 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
