Evenement voor goed doel organiseren – 7 tips
Waarom organiseer je een evenement voor een goed doel? In de wereld zijn er namelijk veel grote verschillen tussen mensen onderling, dieren en natuur. Soms heeft er een bepaald doel in de wereld daardoor extra aandacht en hulp nodig. Daarvoor is er vaak geld nodig, terwijl dat er niet is. Om dat geld op te halen is er een actie nodig waarmee je een breder publiek bereikt, zoals een knappe sportieve uitdaging, creatieve wedstrijd of muzikaal evenement. Maar hoe pak je de organisatie aan en waar begin je? In dit artikel geven we een aantal tips.
Tip 1: Bepaal het doel
Een goed doel kan natuurlijk niet ontbreken tijdens een goede doelen evenement. Stel jezelf de vraag waarom dit onderwerp jou raakt, hoe je hulp kunt bieden en waar jouw expertise ligt om een actie op touw te zetten. Hoeveel geld heb je nodig om je doel te bereiken en hoe ga je andere mensen ervan overtuigen om geld te doneren?
Een evenement is een erg breed begrip. Zo kun je bijvoorbeeld een benefietconcert sportevenement organiseren. Dit kan voor 200 genodigden, maar ook voor 100.000 mensen. Bedenk wat je kunt betekenen binnen jouw mogelijkheden en denk al na over een evenemententerrein.
Tip 2: Zorg voor een goed team
Een benefietevenement is vaak tijdrovend, omdat er veel bij komt kijken, terwijl het jou financieel niks oplevert. Zorg dus dat je niet alleen bent en selecteer de juiste mensen die jou kunnen ondersteunen.
Tip 3: Wat ga je tentoonstellen?
Waar komen de mensen op af? Regel een artiest of band bij een concert, sporters bij een sportevenement of de bakkers bij een bakwedstrijd. Zodra je dit vast hebt liggen, kun je aan de marketing en verkoop beginnen.
Tip 4: Organiseer je event op een geschikte evenementenlocatie
Maak eerst een schatting over hoeveel mensen er kunnen komen. Bepaal vervolgens ongeveer de locatie en zoek dan contact met de evenementenlocatie. Organiseer je een lokaal evenement en is er specifiek een evenementenlocatie in Den Bosch noodzakelijk? Of trek je een breder publiek en schikt een evenementenlocatie in Brabant? Kijk goed naar de ruimtes en voor hoeveel gasten het geschikt is. Ook is het verstandig om te onderzoeken of je de volledige catering kunt uitbesteden.
Tip 5: Onderschat hoeveel mensen doneren en overschat hoeveel je kosten zijn.
Je zult een hoop moeten regelen, zoals de eventlocatie, catering, drukwerk, marketing, website, kledingbedrukking, etc. Probeer zoveel mogelijk leveranciers zover te krijgen dat zij hun diensten kosteloos aanbieden of tegen een gereduceerd tarief, in ruil voor een sponsorbenoeming. Toch zullen er onverwachte kosten zijn. Budgeteer de kosten dus ruim. En verwacht een lage donatieopbrengst.
Tip 6: Bereik je publiek
Je hebt zo’n beetje alles wel geregeld… Nu is er alleen nog een publiek nodig die een donatie geeft. Gratis kun je al veel mensen bereiken met mond-tot-mond reclame, acties op de verschillende social media kanalen. In samenwerking met de (lokale) krant kun je aantrekkelijke afspraken maken om je evenement ook offline te promoten. Of je laat posters drukken die je op kunt plakken.
Heb je een e-mailbestand opgebouwd? Maak dan gebruik van e-mailmarketing. Of probeer je evenement te promoten via relevante organisaties met een groot nieuwsbriefbestand.
Daarnaast kun je je benefietconcert ook aanmelden bij verschillende fundraising websites, zoals supp.to.
Tip 7: Online kaartverkoop
Wil je precies weten hoeveel mensen er op jouw evenement afkomen door hen een ticket te laten kopen? Maak dan een landingspagina op jouw website met alle informatie, waar mensen ook direct een ticket kunnen kopen. Heb je zelf geen website en beschik je over onvoldoende kennis om een website te bouwen? Vraag dan aan de artiest of de evenementenlocatie of je alle mensen online daarheen kunt sturen.
Ook kun je de gegevens die de gasten achterlaten gebruiken om middels een nieuwsbrief de spanning op te bouwen.
Hotel De Ruwenberg stond in het verleden al vaak decor voor diverse benefietconcerten en andere goede doelen acties. Lees bijvoorbeeld het verhaal over het geslaagde benefietconcert voor gevluchte Oekraïners.
Gepubliceerd op: 4 november 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
