Een vergadering voorbereiden? Zo doe je dat!
Zoals we al vaker hebben geschreven zijn vergaderingen een essentieel onderdeel van elke organisatie. Het is een moment waarop belangrijke beslissingen worden genomen, ideeën worden uitgewisseld en taken worden verdeeld. En een goede vergadering begint met een goede voorbereiding. In deze blog leggen wij stapsgewijs uit hoe je een vergadering kunt voorbereiden zodat je efficiënt en effectief kunt vergaderen en uiteindelijk het maximale resultaat eruit haalt.
Stap 1: Bepaal het doel van de vergadering
Voordat je begint met de voorbereiding, is het belangrijk om het doel van de vergadering te bepalen. Wat wil je bereiken met deze vergadering? Wil je bijvoorbeeld een beslissing nemen, brainstormen over een nieuw project of de voortgang van een lopend project bespreken? Het doel van de vergadering bepaalt wie er uitgenodigd moeten worden en welke onderwerpen er besproken moeten worden.
Stap 2: Maak een agenda
Een agenda is een overzicht van de onderwerpen die tijdens de vergadering besproken zullen worden. Het is belangrijk om de agenda van tevoren te delen met de deelnemers, zodat zij zich ook kunnen voorbereiden op de vergadering. De agenda moet duidelijk en beknopt zijn en de onderwerpen moeten in de juiste volgorde staan. Zorg ervoor dat de belangrijkste onderwerpen bovenaan staan.
Wil je nou weten hoe je de optimale agenda maakt? Lees dan ook onze andere blog: Hoe maak ik een vergaderagenda?
Stap 3: Bepaal de vergaderlocatie
Organiseer je de vergadering intern of extern? Dat is natuurlijk afhankelijk van onder andere het doel van de bijeenkomst, de soort deelnemers en het aantal deelnemers. Vervolgens de volgende vraag: Organiseer je een hybride event of organiseer je een meeting op een externe vergaderlocatie?
Twijfel je of je werkelijk iedereen moet uitnodigen voor een fysieke vergadering? Lees hier de redenen waarom wel: BLOG
Stap 4: Nodig de deelnemers uit
Als het doel en de agenda van de vergadering duidelijk zijn, is het tijd om de deelnemers uit te nodigen. Zorg ervoor dat je de juiste mensen uitnodigt die nodig zijn voor het bespreken van de onderwerpen op de agenda. Het is ook belangrijk om de deelnemers op tijd uit te nodigen, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden op de vergadering. Ook handig: stuur direct de agenda mee, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden en je het meeste uit de vergadering haalt.
Stap 5: Bereid de benodigde documenten voor
Als er documenten nodig zijn voor de vergadering, zorg er dan voor dat je deze op tijd verzamelt en deelt met de deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld een rapport, een presentatie of een spreadsheet zijn. Zorg ervoor dat de documenten duidelijk en begrijpelijk zijn, zodat de deelnemers goed voorbereid zijn op de vergadering.
Stap 6: Maak een overzicht van de actiepunten
Aan het einde van de vergadering worden er meestal actiepunten geformuleerd. Dit zijn taken die gedaan moeten worden naar aanleiding van de besproken onderwerpen. Het is belangrijk om deze actiepunten goed bij te houden en te delen met de deelnemers. Maak een overzicht van de actiepunten en deel dit met de deelnemers na de vergadering, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg ook voor een follow-up op korte termijn om erop toe te zien dat iedereen zich aan zijn of haar actiepunten houdt.
Conclusie
Een vergadering voorbereiden vergt wat voorbereidingstijd, vooral voor de organisator. Maar het zorgt ervoor dat de vergadering efficiënt en effectief verloopt. Door het doel en de agenda van tevoren te bepalen, de juiste deelnemers uit te nodigen, de locatie te bepalen, de documenten en actiepunten voor en na door te sturen, ervaart iedereen de vergadering veel prettiger en boek je veel meer vooruitgang.
Ben je op zoek naar een vergaderlocatie in Brabant? De Ruwenberg is gespecialiseerd in kleine vergaderingen tot grote congressen. Of je nu een dagdeel of meerdere dagen wilt annuleren, bij De Ruwenberg vind je alles onder één dak.
Gepubliceerd op: 3 maart 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
