Do’s en dont’s voor online vergaderen
Online (of hybride) vergaderingen zijn een geweldige manier om veel reistijd en -kosten te besparen en tóch verbonden te zijn met je collega’s of netwerkpartners. Het is een manier waar een gedeelte van de vergaderleden of de spreker op locatie is en het andere gedeelte online inschakelt. Op deze manier kun je snel een meeting inschieten met mensen van over de hele wereld. Het kan soms wel een hele uitdaging zijn om het beste uit je hybride bijeenkomst te halen. Wij hebben daarom vanuit onze ervaringen een aantal do’s en dont’s opgeschreven waardoor jouw meeting succesvol is!
Do’s
1. Test je apparaten
Het is misschien wel té voor de hand liggend, maar test je apparaten van tevoren goed! Niets is zo vervelend als een of meerdere vergaderdeelnemers op jou moeten wachten totdat jij je apparatuur aan de werkend krijgt. Dat kost tijd en tijd is geld. Check je internetsnelheid (via bijvoorbeeld www.speedtest.net), de webcam en microfoon. Goed functioneerde apparatuur en een stabiele internetverbinding vergadert vele malen efficiënter.
Tip 1: Huur een meeting space met hybride vergaderruimtes. Deze bedrijven zijn vaak gespecialiseerd in hybride meetings, ze hebben de beste technologie en bieden ondersteuning als er zich problemen voordoen.
Tip 2: Ben je nog niet zo handig met programma’s als Teams of Zoom? Oefen een dag van te voren even met het delen van beeldschermen en de locatie van de camera.
2. Maak een duidelijke agenda
Een vergaderagenda zorgt voor structuur tijdens de meeting en het zorgt ervoor dat iedereen zich aan het plan houdt. Je voorkomt hak-op-de-tak situaties en het helpt je om alle onderwerpen te bespreken binnen de afgesproken tijd. Tip: Stuur iedereen de agenda door voorafgaand aan de online vergadering.
Lees ook: Blog – Hoe maak ik een agenda voor een vergadering?
3. Maak gebruik van video
Tijdens online of hybride vergaderingen kan vrijwel iedereen tegenwoordig heel eenvoudig gebruikmaken van videobeeld. Waarom is dit belangrijk? Het gebruik van video helpt om een beter gevoel van verbondenheid te creëren. Het kan ook helpen om de aandacht te behouden en te voorkomen dat deelnemers worden afgeleid. Echter kan het soms onpersoonlijk overkomen als je elkaar niet in de ogen aankijkt. Ben je spreker of de vergadervoorzitter? Probeer dan zoveel mogelijk recht in de lens te kijken.
Daarnaast heb je tijdens een online vergadering veel minder duidelijke non-verbale communicatie, wat wel heel belangrijk is om een boodschap over te brengen. Om dit alsnog te creëren zorg je daarom dat je goed in beeld bent, duidelijk spreekt en iets te opvallend knikt of lacht.
Dont’s
1. Multitasken
Voorkom dat je gaat multitasken. Dit geldt overigens ook voor fysieke vergaderingen.
Multitasken kan leiden tot afleiding en het verlies van deelname aan de vergadering. Concentreer je op de vergadering en focus op de presentatie. Dit kun je makkelijk voorkomen door je telefoon op stil te zetten, achter een leeg bureau te zitten en alle computerprogramma’s te sluiten.
2. Ben op tijd aanwezig
Probeer op tijd te zijn voor de vergadering, het liefst zelfs iets te vroeg. Online vergaderingen beginnen vaak op de minuut nauwkeurig. Als je dus enkele minuten later bent zonder dat je iets laat weten, maakt de andere partij zich sneller zorgen. En zorg er natuurlijk voor dat je op de hoogte bent van eventuele updates of veranderingen in de planning.
3. Onderbrekingen
Laat andere sprekers hun gedachten uiten zonder ze te onderbreken. Dit kan helpen om een respectvolle en professionele sfeer te behouden. Ook dit geldt voor fysieke vergaderingen, maar tijdens online vergaderingen is dit extra storend, zeker als er een lichte vertraging in de verbinding zit.
4. Onderneem follow-up acties
Ook dit onderdeel geldt voor alle soorten bijeenkomsten. Zorg voor een snelle follow-up om de onderwerpen top-of-mind te houden bij alle deelnemers. Hiermee zie je erop toe dat iedereen zijn of haar taken uitvoert en dat er dus vooruitgang geboekt wordt.
Onze conclusie: online of hybride vergaderingen zijn een geweldige manier om verbonden te blijven met collega's en werknemers. Zeker als je een korte call hebt. Het kan veel tijd en geld schelen. Ook kunnen de deelnemers aanwezig zijn die de meeting normaliter niet zouden kunnen bijwonen. Maar het kan dus een uitdaging zijn om het meeste uit de vergaderingen te halen. Zorg ervoor dat je je goed voorbereid en over de juiste technologie beschikt. Als je de rustige ruimte of apparatuur niet hebt of als je het liever wilt uitbesteden, is het een uitstekende oplossing door te kijken naar een vergaderlocatie die gespecialiseerd is in hybride events, zoals De Ruwenberg.
Gepubliceerd op: 14 februari 2023
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
