5 tips voor hybride vergaderen
In de afgelopen jaren kan de term ‘hybride’ je bijna niet ontgaan zijn. Hybride werken, hybride rijden en hybride vergaderen. Maar wat is dat hybride vergaderen, hoe doe je het en wat is handig om te weten?
Wat is hybride vergaderen?
Hybride is een samenkomst of -werking van twee totaal verschillende soorten. Hybride vergaderen is een samenkomst tussen online en offline. Ten minste één deelnemer woont de vergadering via internet bij en de anderen zijn fysiek aanwezig. Of andersom.
Waarom kiezen bedrijven voor een hybride vergadering?
Het hybride vergaderen is een ideale uitkomst als de deelnemers ver weg wonen of thuiswerken en je tóch zaken moet overleggen. Ook kun je met heel veel deelnemers in één vergadering zitten, terwijl je eigenlijk maar een beperkte ruimte hebt. Daarnaast kun je je voorstellen hoeveel reistijd dit scheelt. Echter dien je wel over goed audiovisueel apparatuur te beschikken om de hybride vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen.
De Ruwenberg beschikt over de modernste audiovisuele technieken. Meer weten? Lees hier meer over onze technologie.
Hybride vergaderen tips
Voordat je de hybride meeting gaat organiseren, lees dan eerst onze tips.
Technologie op orde
Zorg van te voren dat je over het volgende beschikt: een camera, microfoon, speakers en een scherm. Test dit voorafgaand aan de vergadering goed.
Sterke internetverbinding
Niks is zo storend als haperende of vastlopend beeld of geluid tijdens een overleg. Zo biedt De Ruwenberg voor haar gasten een snelle en stabiele gratis internetverbinding aan van maar liefst 1.000 Mbps. En De Ruwenberg heeft een internet failover om verlies van de verbinding te voorkomen.
Bedenk welke deelnemers je uitnodigt
Wees selectief in het kiezen van de deelnemers. Voorkom dat er deelnemers aanwezig zijn die niks hebben bij te dragen. Of zorg ervoor dat deze mensen geen last veroorzaken door hun camera en microfoonverbinding te blokkeren.
Zorg voor interactie
Tegenwoordig hebben mensen een steeds kortere concentratiespanne. En al helemaal als mensen vanuit een omgeving aanwezig zijn die vol afleiding zit. Stel de deelnemers dus pro-actief vragen en betrek ze in de vergadering.
Maak vooraf afspraken
Duidelijke afspraken zijn bij een hybride meeting nog belangrijker. Zo kun je afspraken maken over de pauzes, het verloop van de vergadering of wie de camera of microfoon aan laat staan.
Bonus tip: evalueer met alle deelnemers na afloop hoe zij de vergadering hebben ervaren. Vraag bijvoorbeeld wat zij van de structuur vonden, de kwaliteit van de techniek en wat zij liever een volgende keer anders zien.
Gepubliceerd op 21 juli 2022
Geschreven door: Robert Zentjens | Marketing Coördinator
